Învață cum să îți organizezi eficient timpul

Timpul este una din cele mai importante resurse și e neregenerabilă, fiind unul din pilonii succesului. Toți oamenii care reușesc în viață au învatat să-și organizeze bine timpul și absolut toți oamenii care nu se bucură de succes își pierd timpul cu activitati inutile.

Poate că îți amâni și tu proiectele; ți se pare că nu îți ajunge timp pentru toate treburile pe care le ai de facut; îți propui să faci ceva, dar nu reușești, pentru că intervine mereu altceva; vrei să te dedici unui proiect personal, dar nu poți să-i găsești timp în programul tău, deoarece ți se pare că ai întotdeauna alte treburi mai importante de făcut. Dacă te afli în una sau mai multe din aceste situații, trebuie saă citești în continuare și să înveți să-ți organizezi timpul.

De ce este important să ne organizăm timpul?

Când ai un proiect important trebuie să-ți faci timp pentru a te ocupa de el. Este nevoie de intervale de cel puțin 90 de minute în care să faci doar acel lucru. Unui om normal îi trebuie un timp variabil pentru a se deconecta de zgomotul exterior și a intra în stare creativă. Doar așa poate petrece suficient timp cu problema lui și poate crea ceva de valoare.

Când nu putem să ne alocam măcar 90 de minute pe zi pentru munca neîntreruptă, atunci trebuie să încercăm să îl avem măcar din două în două zile, de două ori pe săptămână, sau o dată pe săptămână, în funcție de programul și nevoile fiecaruia.

Cu ce trebuie să începi când vrei să-ți organizezi mai bine timpul?

1. Tiparul general

Poate fi vorba atât de organizarea timpului liber, cât și al celut petrecut la serviciu. Tiparul este similar, diferă doar activitățile și timpul alocat acestora.

1. Păstrează un calendar!
E aproape imposibil să ții minte toate lucrurile pe care trebuie să le faci. Ai nevoie de un ,,sistem” care să te ajute cu acest lucru, unde să poți vedea negru pe alb deadline-urile și obligațiile pe care le ai.

2. Planifică-ți totul din timp!
Trebuie să fii foarte bine informat asupra timpului pe care îl ai la dispoziție pentru fiecare lucru sau proiect și să-ți notezi în calendar. Este o idee excelentă să îți oferi timp în plus pentru fiecare sarcină, în cazul în care una dintre ele durează mai mult decât te-ai așteptat.

3. Stabilește-ți obiectivele mari pentru următoarea perioadă (jumătate de an, un an sau mai mulți ani). Trebuie să ști către ce te îndrepți pentru a putea elabora un plan de acțiune pentru viitor.

4. Stabilește-ți obiective mici – lunare, iar apoi altele și mai mici – săptămânale; care vor duce spre îndeplinirea obiectivelor mari.

5. Gândește-te care sunt activitățile zilnice pe care le ai de facut pentru îndeplinirea obiectivelor săptămânale și lunare.

6. Identifică 3-5 treburi zilnice obligatorii și urgente pe care le ai de făcut în mod constant.

7. Stabilește timpul pe care îl ai la dispoziție zilnic. Dacă este vorba de timpul liber, gândește-te câte ore îți rămân la dispoziție după serviciu, facultate. Dacă e vorba despre organizarea timpului la serviciu/facultate, vezi câte ore îți rămân în care poți să-ți planifici singur activitățile.

8. Alocă un interval de timp fiecărei activități, după modelele prezentate mai jos.

9. Fă o lista cu activități mai puțin importante și/sau urgente, dar necesare pe termen lung. Acestea sunt activități pe care vrei să le faci o dată pe săptămână sau pe unele o dată pe lună și pentru care vei elibera timp din plusul de timp liber de la sfârșitul săptămânii. (Da, sfârșitul de săptămână nu înseamnă doar relaxare și distracție, ci și muncă. Muncă ce contează.)

2. Prioritizarea este cheia

Putem împărți activitățile noastre zilnice în patru categorii, în ordinea priorităților:
• Treburi foarte importante, dar nu urgente;
• Treburi urgente și importante;
• Treburi urgente, dar neimportante;
• Treburi care nu sunt nici urgente, nici importante;

Dacă nu clasificăm activitățile, ni se pare că nu avem timp pentru ce ne-am dori să facem. Problema este că suntem ocupați cu nimicuri. Trebuie să analizăm cu atenție și să notăm care sunt activitățile noastre într-o zi și într-o săptămână. După ce le-am scris trebuie să ne punem întrebări legate de fiecare activitate, cum ar fi:

• cât e de importantă?
• cât e de urgentă?
• mă ajută să-mi ating unul din cele mai importante trei obiective (preferabil pe primul)?
• îmi scurtează drumul spre obiectivele mele?
• îmi aduce mai multă fericire?
• îmi îmbunătățește sănătatea sau dăunează sănătății? (de exemplu lipsa celor 6-8 ore de somn pe noapte);
• îmi aduce mai mulți bani?
• îmi îmbunătățește relațiile sentimentale, de familie și de prietenie, sau le afectează?
• mă ajută să evoluez în plan spiritual sau ma blochează? etc.

4 metode pentru organizarea timpului

Metoda 1: un singur proiect. Pentru o perioadă de câteva luni sau un an îți vei dedica tot timpul (liber sau, după caz, cel de la serviciu) unui singur proiect, obiectiv sau scop. Toți oamenii de succes cred că este cea mai buna variantă de a te concentra la maxim și de a avea rezultate remarcabile. Ei susțin că nimic nu te ajută mai mult decât a fi implicat sută la sută într-un singur proiect.

Metoda 2: împărțirea procentuală a timpului. Presupune să-ți ierarhizezi activitățile și să acorzi celei mai importante 40% din timpul disponibil, următoarei 30%, apoi 20% și 10%.

Metoda 3: începe cu ce e important. Rezolvă mai întâi ce e urgent și important. Unii oameni sunt foarte ocupați, au multe treburi de rezolvat pe parcursul zilei, majoritatea nu necesită mult timp, însă sunt urgente, importante sau ambele. Aici trebuie să fii flexibil; începi cu ce e urgent, îmbinat cu ce e important.

Metoda 4: proiecte paralele. Dacă ești ocupat, dar nu atât de mult ca o tânără mămica, ți se potrivește această metodă. Unii oameni nu pot să se ocupe de un singur proiect pentru o perioadă lungă, deoarece sunt nevoiți să lucreze în paralel la mai multe. Soluția: te ocupi o săptămână de un proiect, următoarea săptămână de altul și așa mai departe, apoi o iei de la capăt.

Câteva chestii demne de memorat

Recompensele. În timpul sau la sfirșitul zilei, oferă-ți recompense; ele sunt importante; vei simți că faci ceva și pentru sufletul tău, nu doar muncă. Ai grijă ca pauzele scurte de 10-15 minute dintre activități să nu le umpli doar cu alte activități. Relaxează-te sau distrează-te. Important este să fie obiceiuri bune, care te ajută atât pe moment – să simți că te recompensezi atât pentru eforturile depuse, cât și pe termen lung.

Eficiența. Eficiența înseamnă a realiza cât mai mult în timp cât mai scurt. Trebuie să te străduiești zilnic mai mult și să te concentrezi în a termina sarcina respectivă în timp tot mai scurt decât cel alocat, până când te vei apropia de timpul în care ar rezolva acea sarcina un om eficient. Autodepășirea te va motiva pe viitor.

Yupi!

Hai să fim prieteni

Cu fiecare like noi devenim mai buni

Abonează-te!

Lasă-ne adresa ta de e-mail, iar noi vom avea grijă să primești cele mai bune articole de pe Yupi.md